Fundamentem tej zasady jest Artykuł 12 RODO. Wprowadza on systemowy wymóg zapewnienia przejrzystości zarówno w procesie informowania, jak i w ułatwianiu wykonywania praw osobom, których dane dotyczą. To przepis, który redefiniuje sposób, w jaki powinniśmy pisać klauzule, zgody i regulaminy.
Przeanalizujmy, co dokładnie oznacza to w praktyce i dlaczego standardy prostej komunikacji są kluczem do zgodności prawnej.
Prosty język to narzędzie do celu, jakim jest przejrzystość tekstu.
Zgodnie z brzmieniem Art. 12 RODO, Administrator Danych ma prawny obowiązek podjąć odpowiednie środki, aby udzielić wszelkich informacji w formie, która spełnia cztery kluczowe kryteria. Musi być ona:
- zwięzła,
- przejrzysta,
- zrozumiała i łatwo dostępna,
- przekazana jasnym i prostym językiem.
RODO nie formułuje tutaj luźnej rekomendacji: „warto pisać prosto”. Ono nakłada imperatyw: „masz pisać jasnym i prostym językiem”.
W świetle tych przepisów, skomplikowane klauzule informacyjne, napisane drobnym drukiem, naszpikowane hermetycznym żargonem prawniczym lub wielokrotnie złożonymi zdaniami, mogą zostać uznane za naruszenie prawa – nawet jeśli merytorycznie są w 100% poprawne. Informacja prawna jest bowiem skuteczna tylko wtedy, gdy jej odbiorca jest w stanie ją samodzielnie przeczytać, zrozumieć i na tej podstawie podjąć świadomą decyzję.
Zmiana myślenia wymaga od nas wejścia w buty odbiorcy.
Wdrażanie Art. 12 RODO wymaga radykalnej zmiany myślenia – odejścia od perspektywy „zabezpieczenia się administratora” na rzecz perspektywy „prawa do zrozumienia przez beneficjenta”. Doskonale widać to na przykładzie poniższego tłumaczenia:
Tradycyjny zapis prawniczy: „Administrator dokonuje relewantnej eksploatacji danych w celach marketingowych”. Dla przeciętnego odbiorcy, niebędącego prawnikiem, ten zwrot jest mglisty, urzędowy i potencjalnie budzi niepokój. Co to znaczy „relewantna eksploatacja”? Do czego dokładnie zostaną użyte moje dane?
Zapis zgodny z prostym językiem: „Zapisujemy Twój e-mail, żeby wysyłać Ci informacje o nowych usługach”. To zdanie jest proste, bezpośrednie i precyzyjne. Nie pozostawia pola do interpretacji – odbiorca dokładnie wie, co i w jakim celu stanie się z jego adresem e-mail.
Szczególna ochrona dzieci
RODO kładzie szczególny nacisk na stosowanie prostego języka w sytuacjach, gdy informacje są kierowane do dziecka. Jeśli Twoja organizacja realizuje projekty edukacyjne, warsztaty dla szkół, konkursy dla nieletnich lub prowadzi działania w placówkach opiekuńczych, Twoje klauzule i zgody muszą być napisane językiem dostosowanym do wieku, poziomu dojrzałości i percepcji dziecka. W tym kontekście standard plain language staje się priorytetem bezpieczeństwa prawnego.
Wnioski dla Twojej Organizacji:
Wdrażanie standardów prostej komunikacji, które opisujemy w naszym projekcie, to nie tylko budowanie lepszych relacji z beneficjentami i oszczędność czasu. To przede wszystkim realny i niezbędny krok w stronę zgodności prawnej z RODO.
Sprawdź swoje klauzule informacyjne, formularze zgłoszeniowe i polityki prywatności. Czy są one napisane jasnym, przejrzystym i prostym językiem? Czy zwięźle tłumaczą zawiłości prawne? Jeśli masz wątpliwości, zacznij od małych zmian, inspirując się wytycznymi z naszej publikacji.
Pobierz nasz Standard Prostej Komunikacji i zobacz, jak pisać klauzule zgodnie z Art. 12 RODO!
